Чтобы не переплачивать при работе с новыми контрагентами, проверяйте реквизиты до отправки платежа, фиксируйте результат проверки и заранее изучайте тариф на уточнение, отзыв и возврат платежей. Банк может отдельно тарифицировать действия по уже отправленному поручению, справки и запросы, поэтому бесплатное обслуживание счёта само по себе ничего не гарантирует. В статье разберём, где появляются расходы, как выстроить проверку нового партнёра и что делать, если деньги ушли по ошибочным реквизитам.
За какие действия банк может взять комиссию?
Комиссия появляется не только в строке «платёжное поручение». В тарифе банка могут быть отдельные условия для уточнения реквизитов, отзыва поручения, возврата платежа, переписки по операции, выдачи справки или запроса в банк-корреспондент. Названия услуг отличаются, поэтому искать стоит не одно слово «возврат», а весь раздел о расчётных операциях и дополнительных услугах.
Отдельно проверьте, что именно банк считает проверкой реквизитов. Один банк ограничивается техническим контролем формата счёта при вводе платежа. Другой берёт плату за ручное уточнение данных после отправки поручения. Если бухгалтер заметил ошибку до подписания платежа, расходы обычно проще исключить: поручение можно исправить в банковском сервисе и отправить заново.
| Ситуация | Что уточнить в тарифе | Что сделать до платежа |
|---|---|---|
| Первый платёж новому партнёру | Есть ли отдельная плата за уточнение реквизитов или запрос по платежу | Сверить реквизиты с договором, счётом и первичным документом |
| В поручении ошибка | Тариф на отзыв, изменение или возврат уже отправленного платежа | Сразу связаться с банком и проверить статус поручения |
| Контрагент просит изменить счёт для оплаты | Нужна ли банку дополнительная информация по операции | Получить новые реквизиты в документе от контрагента, а не в сообщении без подтверждения |
| Платёж вернулся | Есть ли комиссия за возврат и как она отражается в выписке | Сохранить выписку и выяснить причину до повторной отправки |
В банковских тарифах встречаются отдельные комиссии за справки о наличии и состоянии счёта, а также за запросы, связанные с уточнением реквизитов платежа. Поэтому перед подключением тарифа полезно читать не только стоимость ежемесячного обслуживания, но и перечень платных операций (ПСКБ, тарифы по обслуживанию юридических лиц).
Как проверить нового контрагента до первого платежа?
Начните с документов, на основании которых платите: договора, счёта, акта, накладной или другого первичного учётного документа. Первичный документ подтверждает хозяйственную операцию и нужен для отражения её в учёте. Ошибки в датах, формате и оформлении ПУД создают проблемы и в бухгалтерии, и при споре с контрагентом (MyConsult, «Электронные и бумажные ПУД: как правильно оформлять, датировать и подписывать документы»).
Сверка реквизитов занимает несколько минут, если делать её по одному порядку. Не переносите данные вручную из переписки в платёжное поручение, когда реквизиты уже указаны в счёте или договоре. Ручной ввод чаще всего и создаёт лишнюю работу.
- Сопоставьте наименование контрагента в договоре, счёте и платёжном поручении.
- Проверьте номер счёта и реквизиты банка по документу, который прислал контрагент.
- Сверьте назначение платежа с договором, счётом или актом: по нему должно быть понятно, за что перечислены деньги.
- Если реквизиты изменились, запросите обновлённый счёт, дополнительное соглашение или другое подтверждение от контрагента.
- Сохраните документ, по которому бухгалтер подготовил платёж, вместе с банковской выпиской.
Для нового партнёра полезно разделить две задачи. Первая — проверить, кому принадлежат реквизиты и совпадает ли наименование получателя с документами. Вторая — убедиться, что сама сделка реальна и у компании есть основания принимать деньги. Банковская проверка реквизитов не заменяет проверку контрагента и не подтверждает содержание договора.
Что делать, если платёж уже отправлен с ошибкой?
Сначала откройте банковский сервис и посмотрите статус поручения. Пока банк не исполнил платёж, иногда его можно отменить или исправить через предусмотренный канал. Если деньги уже ушли, дальнейшие действия зависят от причины: неверный счёт, ошибка в названии получателя, некорректное назначение или реквизиты, которые больше не используются.
Не отправляйте второй платёж, пока не выясните судьбу первого. Иначе компания рискует заплатить дважды, а затем тратить время на возврат и сверку расчётов. Бухгалтеру стоит сохранить платёжное поручение, выписку, переписку с банком и документы от контрагента с правильными реквизитами.
При обращении в банк формулируйте запрос конкретно: укажите дату и номер поручения, сумму в BYN или иной валюте платежа, получателя, причину ошибки и нужное действие. Если требуется возврат, уточните, вернутся ли средства автоматически, нужна ли заявка и как банк отразит операцию в выписке. Вопрос о комиссии задавайте до оформления запроса, чтобы потом не искать причину списания среди других банковских расходов.
Как контролировать расходы на уточнения и возвраты?
Раз в месяц просматривайте выписку и относите банковские комиссии к понятным категориям: платежи, обслуживание счёта, справки, возвраты, уточнения. Если банк использует собственные сокращения, запросите расшифровку. Детальный отчёт по комиссиям за несколько месяцев помогает увидеть регулярные списания и сопоставить их с условиями тарифа (Nulevoybalans, «Скрытые комиссии банков»).
Для бизнеса с постоянными новыми поставщиками или заказчиками стоит завести короткий внутренний регламент. В нём достаточно указать, кто получает реквизиты, кто сверяет документы, кто подписывает первый платёж и где лежит подтверждение. Такой порядок снижает число запросов в банк, за которые тариф может предусматривать отдельную плату.
Типичные ошибки при оплате новому контрагенту
- Берут реквизиты из старой переписки, хотя контрагент прислал новый счёт.
- Копируют номер счёта вручную и не сверяют его с документом перед подписанием.
- Оплачивают счёт без договора, акта или другого документа, который объясняет назначение платежа.
- Отправляют повторный платёж до подтверждения возврата первого.
- Смотрят только на цену обслуживания счёта и пропускают раздел тарифа о дополнительных операциях.
- Не сохраняют выписку и обращение в банк, когда платёж пришлось уточнять или возвращать.
3 шага, которые можно сделать на этой неделе:
- Откройте действующий тариф и выпишите условия по отзыву, уточнению и возврату платежа.
- Добавьте в шаблон первого платежа проверку договора, счёта и назначения платежа.
- Сверьте банковскую выписку за последние месяцы: если комиссии за дополнительные операции повторяются, их стоит учесть при сравнении тарифов и выборе расчётного счёта.
